Grotere afnemers, zoals inkoopcombinaties, franchisenemers en grootwinkelbedrijven willen van groothandels aantrekkelijke condities en maatwerk in de services rondom de orderafhandeling en -levering. Dit proces moet goed aansluiten op de specifieke behoefte die de klant van de klant in de leveringsketen vraagt. Het raakt de kern van het bestaansrecht en de toegevoegde waarde van een groothandel; de logistieke specialist en voorraadhoudende partij in de leveringsketen waardoor afnemers zo min mogelijk voorraadrisico lopen en aan andere kant geen ‘nee’ hoeven te verkopen. ‘Just in time’ aangedreven door prognoses en verkooppatronen vanuit de winkelvloer of online webshop en de voortgang en behoefte vanuit een bouw- of opleverproject.
Klanten willen in turbulente tijden leveringszekerheid en vooral ook betrouwbaarheid in de leveringen; het juiste product op het juiste moment tegen de juiste prijs op de juiste plaats afgeleverd. Het is en blijft een belangrijk criterium in de leverancierskeuze en een motief om over te gaan tot herhaalbestellingen en een langere termijn relatie.
Daarnaast willen grotere klanten aantrekkelijke condities afspreken voor hogere volumes die door de tijd heen worden afgenomen. Dat geeft een extra verplichting en een set aan afspraken die je goed wilt vastleggen en beheren om tot de verwachte uitlevering te komen.
De functionele werking van verkoopcontracten
De functie verkoopcontracten is ideaal om verkoopverplichtingen vast te leggen, prognoses te maken en ook prijs- en kortingsafspraken voor een bepaald volume vast te leggen.
Bij het overnemen van het verkoopcontract naar een verkooporder worden de geldende condities uit het verkoopcontract overgenomen en zo zijn de specifieke commerciële afspraken in het verdere verkoopverwerkingsproces geborgd.
Met de huidige marktdynamiek en de sterk fluctuerende grondstof- en inkoopprijzen komt het steeds vaker voor dat door het jaar heen de verkoopprijzen moeten worden bijgestuurd. Met verkoopcontracten is het mogelijk per verkoopcontractregel de prijzen aan te passen. Je kunt ook het lopende verkoopcontract op inactief zetten en een nieuw verkoopcontract aanmaken.
Handmatige verwerking van verkoopcontracten maar de backoffice
In veel gevallen worden de afspraken met klanten in een document, zoals bijvoorbeeld Excel, vastgelegd en op het moment dat de afnameprognose of het verkoopcontract door de klant akkoord wordt bevonden, verwerkt de binnendienst deze gegevens handmatig in het ERP-systeem. Ook (grootscheepse) wijzigingen vragen handmatige verwerking. Door de tijd heen wordt het verkoopcontract beheerd door een binnendienst en loopt het verkoopcontract op basis van een afroep(schema) naar een volledige uitlevering.
Automatische verwerking van verkoopcontracten
Voor het invoeren van nieuwe verkoopcontracten of doorvoeren van wijzigingen in bestaande verkoopcontracten hebben wij een oplossing ontwikkeld die de verwerking van verkoopcontracten naar de backoffice automatiseert. Met behulp van het Dovetail integratieplatform en de REST-API Salescontracts van het ERP-systeem kan een verkoopcontract, die bijvoorbeeld in Excel is opgemaakt, daarmee eenvoudig automatisch worden verwerkt naar de backoffice.
In het Excelbestand maken we het onderscheid in de header, de regel en het afroepschema. Het Excelbestand kan handmatig opgebouwd worden maar kan ook met behulp van een export uit het ERP-systeem worden samengesteld. Ook kunnen de geldende prijzen opgehaald worden door middel van de REST-API Query. Daarbij kan er één verkoopcontract met één afroepschema worden opgebouwd maar het is ook mogelijk meerdere verkoopcontracten voor verschillende debiteuren op één tabblad vast te leggen.
Vervolgens wordt dit Excelbestand opgeslagen in een specifieke map. Met het Dovetail integratieplatform kunnen we het bestand daarna ophalen, uitlezen en aanpassen naar het gewenste digitale bestand die het ERP-systeem begrijpt en automatisch kan verwerken. Ter controle volgt nog een e-mailbericht naar een gespecificeerde e-mailbox met een inleesverslag.
Interesse?
Maakt jouw groothandel in de commerciële strategie gebruik van verkoopcontracten of ontstaat er door de dynamiek in de leveringsketen steeds meer behoefte om prognoses en verplichtingen in het verkoop- en leveringsproces te borgen, neem dan contact met ons op? Bijvoorbeeld door een mail te sturen naar [email protected] of te bellen met +31 (0)85 0655343.