Kortom, hoe maak ik mijn organisatie wendbaarder in de procesuitvoering? Onlangs kwam ik bij Caesar ProPredict in aanraking met een 'Business Rule Engine' genaamd Corticon (van Progress) en dat lijkt een mooie optie om de functionaliteit van een ERP op een flexibele manier te verrijken.

Wikipedia

De wikipedia definitie luidt: a business rules engine is a software system that executes one or more business rules in a runtime production environment. The rules might come from legal regulation ("An employee can be fired for any reason or no reason but not for an illegal reason"), company policy ("All customers that spend more than $100,- at one time will receive a 10% discount"), or other sources. A business rule system enables these company policies and other operational decisions to be defined, tested, executed and maintained separately from application code.

Business Rule Management

In de verdere zoektocht naar de definitie en betekenis van 'rule engines' zien we dat de markt liever spreekt over Business Rule Management (BRM) i.p.v. Business Rule Engine (BRE). Softwareleveranciers hebben de afgelopen jaren de applicaties verder ontwikkeld en mogelijkheden toegevoegd om een variëteit van bedrijfsregel makkelijk te definiëren, in productie te zetten, te monitoren en te beheren. In BRM huist eigenlijk de 'rules engine' met daar om heen een gebruiksvriendelijke schil die het mogelijk maakt zonder pure IT-kennis de applicatie in te zetten en de omgeving te beheren. Hierdoor kan de business ook zelf 'meer aan de knoppen draaien' i.p.v. 100% afhankelijk te zijn van IT of de beschikbaarheid van IT-dienstverleners.

Hoe werkt het, simpel gezegd?

Los van de applicatiecode is het dus mogelijk om beleidsregels in het proces op te nemen. Hoe kan dit dan ingepast worden in het applicatielandschap? Aangezien BRM geen eigen dataopslag kent moet het resultaat wel weggeschreven worden in de database van de onderliggende applicatie. Dit houdt in dat vanuit de functionaliteit de rules engine moet worden aangeroepen en er toch een stukje maatwerk nodig is, ofwel dat er 'haakjes' in het proces worden gemaakt om de 'engine' aan te roepen. Dit grijpt echter minder diep in de logica van ERP dan het bouwen van de logica in de ERP-applicatie zelf. Daarnaast kun je in deze opzet veranderingen in beleidsregels veel sneller en zonder nieuwe investeringen doorvoeren. 

Naast een mogelijke verrijking / vervanging van ERP functionaliteit lijkt de rules engine nog van grotere toegevoegde waarde op databronnen die geen of beperkt logica bevatten. Zo zou je bewerkingen kunnen uitvoeren op je PIM-systeem of kun je op je CRM-systeem wellicht een vorm van marketing automation toepassen.

Voor de verdere beeldvorming is het belangrijk te weten dat BRM niet gelijk staat aan BPM (Business Process Management). Zoals eerder geschreven kun je met BRM de beleidsregels bovenop het systeem en dus het proces plaatsen. Het verzorgt echter niet het proces of de workflow zelf. Deze functonaliteit zit in de business logica van je ERP of wordt geboden door BPM of een workflow engine.

In welke situaties is BRM een mogelijk alternatief?

• Op het moment dat de organisatie overweegt een significante investering in maatwerk te doen. In dit soort situaties kan de bedrijfscase voor BRM mogelijk veel beter uitpakken. Zowel voor de initiële investering als ook voor de jaarlijkse gebruikskosten en blijvende wendbaarheid.
• Of in situaties dat de organisatie door omvangrijk bestaand maatwerk ervaart dat het updaten van het systeem telkens een grote investering in tijd en kosten vraagt en daarnaast ook de nodige risico's met zich mee brengt. De gehele omgeving wordt in gebruik te kostbaar en voelt niet meer als een flexibel 'maatpak'.
• Daar waar Excel met ingewikkelde berekeningsslagen in bedrijfsprocessen wordt gebruikt die slechts alleen de maker kan doorgronden en onderhouden. De organisatie is te sterk afhankelijk van één persoon en daarmee is de continuïteit in het geding. Daarnaast kan Excel met macro's en andere functies vreselijk veel, maar heerst aan de andere kant het gevaar voor fouten die je door de omvang lastig herkent en door de onoverzichtelijkheid moeilijk kunt opsporen.
• In situaties waar de organisatie buiten het systeem om bedrijfsprocessen afvangt en mogelijk ook de nodige handmatige acties uitvoert. Zeker als dit in het proces steeds vaker voorkomt en een repeterend karakter krijgt. Hierdoor ontstaat inefficiëncy en ook vertraging, terwijl de snelheid in bedrijfsprocessen juist opgevoerd moeten worden om bij te blijven met de concurrentie.

Aan welke bedrijfsprocessen moeten we dan denken?

• Te denken valt bijvoorbeeld aan het ondersteunen van dynamische prijsberekeningen op basis van specifieke situaties of variabelen.
• Of bij additionele structuren rondom bonus of back-end fees.
• Bij het samenstellen van configuraties en complexe offerte met afhankelijkheden en de nodige keuzes.
• Ook in de online wereld zijn er specifieke situaties te bedenken. Bijvoorbeeld de webshop die als digitale frontoffice moet zorgen voor snelle geautomatiseerde keuzes voor de beste leveringswijze of transportkostenberekening op basis van ordergrootte, gewicht of volume.
• Ook ontstaan door het verder digitaliseren en verkorte van leveringsketens steeds meer directe leveringen waarbij de resellermarge en affiliate marketing afrekeningen door het systeem moeten worden ondersteund.

As-a-Cloud-Service

In gesprek met Ceasar ProPredict hebben we begrepen dat op dit moment een onderzoeksfase loopt om Corticon BRM in de toekomst mogelijk ook als een dienst vanuit de cloud in een abonnementsvorm te kunnen bieden. Daardoor zijn grotere initiële investeringen niet meer nodig en worden dit soort oplossingen voor veel bedrijven bereikbaar en inzetbaar, zowel in investering en jaarlijkse kosten als ook in gebruik en beheer.

Meer leren, meer delen

De komende periode gaan we rondom deze toepassing meer kennis verzamelen en met jullie delen op ExpertPlace. 

Wij zijn verder erg nieuwsgierig of bedrijven een 'rules engine' hebben toegepast in hun applicatielandschap en wat hun ervaringen hier mee zijn. Indien er belangstelling is om de mogelijkheden te onderzoeken dan vernemen we dit ook graag. Dit kan door een reply te posten op dit item.

Ondertussen hebben we alvast twee Corticon documenten ter download op ExpertPlace geplaatst.

Meer kennisdocumenten gaan volgen.