Als groothandel streef je naar een gestroomlijnd bedrijfsproces waar tekens de 'perfecte order' wordt uitgeleverd: een levering van de juiste producten, tegen de juiste prijs op het juiste moment op de juiste plaats.
Het helpt dan als verkooporders met een goede kwaliteit en op dezelfde wijze worden ontvangen en kunnen worden verwerkt. Alleen geven verschillende klanten en verkoopkanalen even zoveel verschil in de kwaliteit van een bestelling als ook de wijze waarop een verkooporder wordt ingeschoten. Er zijn ook voldoende klanten en verkoopkanalen die de macht hebben en specifieke eisen kunnen stellen over hoe en in welk formaat verkooporders worden aangeboden.
Dus aan de ene kant wil je de operatie zoveel als mogelijk standaardiseren en aan de andere kant wil je richting de klanten kunnen personaliseren. Dat schuurt met elkaar.
Maar op het gebied van de verwerking van verkooporders zijn deze twee strategieën: standaardiseren naar een efficiënt proces en differentiëren naar een effectief verkoopproces gericht op persoonlijke klantbehoefte, wel degelijk goed te combineren.
Standaard digitale orderverwerking positioneren als gepersonaliseerde waardendienst naar de klant
Klanten hebben de behoefte om bijvoorbeeld transacties via EDI af te handelen. Andere klanten willen bij voorkeur dat hun bestelsysteem gekoppeld wordt met de backoffice van de leverancier en dan komen koppeltechnieken als API om de hoek kijken.
Groothandels proberen dit vaak af te houden. Beducht op te veel verschillende orderstromen en de inzet van technologie om in al deze wensen te voorzien. De beschikbaarheid van extra medewerkers om dit in goede banen te leiden is in de huidige arbeidsmarkt ook beperkt.
Een status quo is het meest wenselijke. Totdat afnemers eisen gaan stellen en er onder stoom en kokend water voorzieningen getroffen moeten worden om te voldoen aan de vraag. Een vraag die maar al te vaak resulteert in eenmalige oplossingen en extra werk voor de verkoopbinnendienst om het richting de achterliggende systemen te organiseren.
Je kunt deze marktontwikkelingen ook omdraaien van een lastige uitdaging naar een voordeel. Je kunt pro-actief het gesprek met je klanten aangaan en een gedifferentieerd aanbod doen waarbij je het ontvangen en verwerken van verkooporders afstemt op de wijze waarop de klant graag zaken wil doen.
Dit kunnen we ook waarmaken met de ontwikkelde integratiemodule 'automatische verkooporderverwerking' die de verwerking van verkooporders met alle bijkomende bedrijfsregels gestandaardiseerd kan verwerken naar het ERP en aan de voorkant de flexibiliteit kan bieden om in elk gewenst formaat en vanuit elk beginpunt verkooporders aan te leveren.
Dit geeft de mogelijkheid om digitale orderverwerking te positioneren als gepersonaliseerde waardendienst naar de klant.
7 jaar praktijkervaring in een krachtige integratiemodule
Vrijwel direct na de oprichting van onze organisatie zijn we met behulp van het Dovetail integratieplatform gestart met het digitaliseren en automatisch verwerken van PDF-verkooporders naar het achterliggende ERP-transactiesysteem.
Nu zeven jaar later is deze integratie samen met veel groothandelsklanten uitgegroeid tot een volwaardige integratiemodule om verkooporders vanuit elk gangbaar digitaal formaat en vanaf elk aanwezig beginpunt automatisch te verwerken.
Alle verkooporders geautomatiseerd verwerkt
De integratiemodule voor de automatische verwerking van verkooporders heeft alle benodigde intelligentie en variabele aansturing in zich om binnenkomende verkooporders volledig digitaal en geautomatiseerd in het ERP-transactiesysteem te verwerken.
(Semi)handmatige verwerking door een verkoopbinnendienst of customerserviceafdeling is daarmee overbodig geworden.
Vanaf elke bron; een mailbox, bestandsmap of rechtstreeks vanuit een applicatie zoals een webshop of marktplatform, kan een verkooporder in elk gewenst digitaal formaat zoals: PDF, XML, CSV, EDIFACT, JSON, etcetera door de integratiemodule verwerkt worden.
Meldingen worden aan de verkoopbinnendienst/medewerker gemaild. Informatie rondom de verwerking worden getoond in taak- en dashboardoverzichten of in een ‘Digital Control Tower’.
Wat zijn de te behalen voordelen?
- De mogelijkheid om 24x7 verkooporders van klanten en marktportalen te ontvangen en te verwerken
- Continuïteit in de verkooporderverwerking ook bij (niet) gepland verzuim, vakantieperiode en seizoensinvloeden
- Groeimogelijkheden zonder direct te moeten investeren in nieuwe verkoopmedewerkers
- In plaats van handmatige invoerwerkzaamheden de vrijgekomen tijd inzetten voor waardevolle marketing- en commerciële acties
- De aanwezige product- en marktkennis van binnendienstmedewerkers effectiever inzetten
- Marktkansen benutten door alle formaten en bronnen van verkooporders aan te kunnen sluiten en een volledige digitalisatie van je verkooporder- verwerking te bieden
- De mogelijkheid om digitale orderverwerking te positioneren als gepersonaliseerde waardendienst naar de klant
Interesse?
Heb je aanvullende vragen of wil je bespreken hoe je dit strategisch en operationeel kunt inzetten binnen jouw groothandel? Neem dan contact op met één van onze adviseurs of mail je vraag naar [email protected].
Hieronder kun je de brochure downloaden waarin je de belangrijkste functionele specificaties van de integratiemodule voor de automatische verwerking van verkooporders kunt terugvinden.