ERP-systemen zoals SAP, Exact en Microsoft Dynamics 365, zijn software die je helpen om bepaalde bedrijfsprocessen en -functies te beheren. Het gaat hierbij vooral om functies aan de achterkant van je webshop, zoals financiën, inkoop en verkoop. Zo ondersteunt ERP-software bij complexe zaken als prijsafspraken, levercondities en assortimenten. Met andere woorden: het ERP-systeem vormt de backoffice voor je webshop.

Voordelen van ERP-systeemintegratie

Je kunt je dan ook voorstellen dat een goede integratie van je webshop en je ERP-systeem cruciaal is voor je bedrijfsprocessen. Dit heeft uiteindelijk ook invloed op de ervaring van de eindgebruikers: je klanten.

Gestroomlijnde processen

Allereerst resulteert een goede integratie tussen systemen in meer gestroomlijnde bedrijfsprocessen. Meer automatisering leidt namelijk tot minder handmatige taken, wat uiteindelijk veel kosten en tijd bespaart. Panorama Consulting Solutions analyseert jaarlijks waarom organisaties ERP-systemen implementeren en welke resultaten zij ervaren. Hieruit blijkt dat bedrijven die effectief ERP-systemen hebben geïntegreerd, hun operationele kosten met 23% zagen verminderen.

Daarnaast vermindert een goede systeemintegratie de kans op fouten. Belangrijke gegevens, zoals voorraadinformatie, worden automatisch gesynchroniseerd tussen je webshop en je ERP-systeem. Hierdoor beschikken jij en je medewerkers altijd over de juiste en de meest actuele informatie. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat je wijzigingen in gegevens maar één keer hoeft door te voeren. Data blijft door synchronisatie tussen de systemen uniform, waardoor het mogelijk wordt om eenvoudig gegevens te analyseren en patronen te ontdekken. Hierdoor kun je inspelen op bijvoorbeeld verkooptrends.

Een betere klantervaring

Als zaken achter de schermen soepel lopen, zal dit ook ten goede komen aan de customer experience die je creëert.
Gestroomlijnde bedrijfsprocessen zorgen bijvoorbeeld voor een vlottere customer journey: volgens de eerdergenoemde studie van Panorama Consulting Solutions verkort een goede ERP-systeemintegratie de doorlooptijd van orderverwerking bijvoorbeeld met 22%. Zo kunnen je klanten uiteindelijk ook sneller hun producten binnen hebben, wat voor een betere klantervaring zorgt.

Ook zorgt goede systeemintegratie voor consistente productinformatie. Hierdoor leveren zoekopdrachten nauwkeurigere resultaten op. Wanneer je klant het juiste product vervolgens heeft gevonden, dan weet die dankzij up-to-date informatie over voorraadstatus en levertijd precies waar die aan toe is. Automatische verwerking van orders en inzicht in de orderstatus stelt je klant gerust tijdens het hele bestelproces. En heeft hij toch nog vragen? Dan heeft jouw klantenserviceteam alle benodigde informatie snel overzichtelijk dankzij de synchronisatie tussen systemen.

ERP-systeemintegratie: waar te beginnen?

De voordelen van het integreren van je e-commerce platform met een ERP-systeem zijn duidelijk. Maar waar moet je op letten als je wil overgaan tot zo’n proces? Wij zetten de belangrijkste stappen op een rij:

• Identificeer de behoeften van je bedrijf: ga na wat je precies wil bereiken door de systemen te integreren. Welke functionaliteiten zijn belangrijk voor jouw webshop? En welke gegevens moeten tussen de systemen worden gesynchroniseerd?
• Kies systemen die compatibel zijn met elkaar: je webshop moet integratie met een ERP-systeem ondersteunen, en andersom. Hier vind je een overzicht van de meest gebruikte ERP-systemen.
• Ga voor een integratiestrategie die bij jouw webshop past: er bestaan drie integratiestrategieën die het meest worden gebruikt: point-to-point integratie, middleware-integratie, en hybride integratie die de eerste twee combineert. Bij het maken van de juiste keuze wegen verschillende factoren mee, zoals de benodigde schaalbaarheid en de kosten op de lange termijn. Het kan raadzaam zijn om advies te vragen aan een gespecialiseerd bureau of een andere externe partij over wat het beste past bij jouw project en jouw webshop.

Aan de slag met systeemintegratie

Een goede integratie van je webshop met een ERP-systeem maakt je bedrijfsprocessen efficiënter en sneller. Dit heeft niet alleen voordelen voor jou en je team, maar uiteindelijk ook voor je klanten. Genoeg redenen dus om aan de slag te gaan met systeemintegratie!