Peppol

Misschien heb je de naam Peppol al eens horen vallen. Het is een beveiligd netwerk voor de uitwisseling van documenten, waaronder de e-facturen. Om e-facturen succesvol via het netwerk te versturen dient de e-factuur qua opmaak en inhoud aan bepaalde regels te voldoen.

Een e-factuur is niks anders dan een factuur in een XML-formaat die voldoet aan bepaalde regels. De basis voor de e-factuur is gelijk maar per land kunnen die regels verschillen. Zo hanteren België en Nederland het BIS3.0 formaat en Duitsland XRechnung.

Beiden lijken erg op elkaar, maar hebben als verschil dat sommige velden verplicht zijn of een iets andere invulling hebben. Zo is het bij de XRechnung bijvoorbeeld verplicht om betaalgegevens op te nemen in de e-factuur terwijl dat binnen de BIS3.0 niet het geval is.

E-factuur

De e-factuur in BIS3.0 formaat opstellen is géén standaard functionaliteit binnen Klipboard Wholesale. Het is mogelijk om hiervoor modules aan te schaffen voor inkomende en uitgaande facturen.

WCG kiest ervoor om de e-facturen samen te stellen met behulp van onze middleware oplossing; het integratieplatform Dovetail-Fluxygen. Onze overtuiging is dat een digitaal bedrijf niet zonder middleware kan, zoals een boer niet meer zonder zijn tractor kan. Zie hiervoor ook ons kennisitem van 10 december 2024: Wat een tractor is voor een boer is een integratieplatform voor een digitaal bedrijf.

Het integratieplatform wisselt data uit tussen verschillende applicaties en zorgt hiermee voor een wendbaar en schaalbaar applicatielandschap. E-facturatie versturen via Dovetail-Fluxygen zorgt ook hier voor flexibiliteit in de data uitwisseling. Zie ook ons kennisitem van 13 oktober 2025: E-facturatie via Peppol - flexibel verbinden binnen een standaard.

Peppol Access Point Provider

Voor het versturen van een e-factuur over het Peppol netwerk is een Access Point Provider nodig. Dat is WCG zelf niet. Veel EDI-aanbieders zijn dat wel, omdat ook daar gebruik wordt gemaakt van een beveiligd netwerk. Voorbeelden van aanbieders zijn SPS Commerce, Transus en Supplydrive.

Zij kunnen de mappings beheren voor verschillende bestanden zoals verkooporders, facturen en pakbonnen. Van oudsher niet de meest flexibele bedrijven om mee samen te werken. Binnen de WCG Peppol e-facturatie module kiezen wij er daarom voor om al het voorbereidende werk en de samenstelling te verzorgen en alleen de e-factuur via hen te laten versturen. Voor een wijziging in een mapping kun je gewoon bij ons terecht zoals je dat al waarschijnlijk gewend was, en daarmee kun je binnen werkdagen voldoen aan nieuwe eisen en behoefte vanuit de markt in plaats van afhankelijk te worden van bijvoorbeeld de langere roadmap- en releasedata.

In de kinderschoenen?

Peppol staat in zekere zin nog in de kinderschoenen. Het netwerk en het ecosysteem van oplossingen en dienstverleners zal zich de komende jaren in de EU-landen verder ontwikkelen met:

• Nieuwe en mogelijk betere service providers;
• Mogelijk aanvullende verkooptransactieberichten gelijk aan de ontwikkelingen binnen het EDI-berichtenverkeer;
• Nieuwe (versies van) standaardformaten;
• Verschillende formaten/protocollen per land;
• Specifieke wensen en eisen van afnemers met marktmacht.

Door deze gefaseerde uitrol tot 2030 is het belangrijk dat ondernemingen bij de implementatie van de Peppol-oplossing rekening houden met deze toekomst. Dit betekent dat je vooral wendbaar wilt blijven en je huidige keuzes moeten daarom toekomstbestendig en makkelijk aanpasbaar zijn.

Mocht je al met een Access Point Provider werken, dan bekijken we samen of we de Peppol e-facturen via hen kunnen versturen. Zo hebben we inmiddels ervaring met Elvy, econnect en Supplydrive.

Inrichting Klipboard Wholesale

Binnen Klipboard Wholesale bevindt zich al de benodigde functionaliteit en informatie om een factuur op te stellen. Nieuwe informatie, zoals het (eigen) Peppol-ID, leggen we vast binnen de notities bij de debiteuren en de organisatie zelf.

Peppol-ID van de eigen organisatie:

Peppol-ID van de debiteur:

Uitvoerwijze – facturen

We hebben een extra uitvoer toegevoegd aan de bestaande uitvoerwijze voor het afdrukken van verkooporderfacturen. Daardoor wordt nu zowel het bestand verstuurd per post óf per mail, en sowieso wordt een XML verstuurd naar Dovetail – Fluxygen

Het integratieplatform zorgt via query’s of API-calls voor eventuele verdere verrijkingen en transformaties zodat de e-factuur in de juiste samenstelling aan de Peppol Access Provider wordt aangeboden.

Binnen de uitvoerwijze van de relatie ligt vast of de klant per email de factuur ontvangt of per post. Ook wordt hier de opmaak bepaald. De lopende batchtaken kunnen deze uitvoerwijze blijven hanteren.

Ophalen ontbrekende Peppol-ID’s debiteuren

Iedereen die met Peppol gaat werken krijgt een uniek Peppol-ID waarmee ze zich registreren op het netwerk. Dat gebeurt op basis van het KvK-nummer en/of BTW-nummer van de onderneming. Niet iedere afnemer heeft al een Peppol-ID.

Dovetail – Fluxygen kan deze ID’s periodiek ophalen van het Peppol netwerk op basis van de KvK- en BTW-gegevens die gevuld zijn in Klipboard Wholesale en deze bijwerken in Klipboard Wholesale.

Livetegels ter controle

Om het proces rondom de Peppol e-facturatie te kunnen controleren hebben we een drietal livetegels ingericht. Namelijk voor debiteuren zonder geldig BTW-nummer.

De Peppol-ID's worden opgehaald aan de hand van dit nummer, dit moet dus kloppen om deze te kunnen vinden.

Verder hebben we een Livetegel voor debiteuren zonder Peppol-ID. Deze kunnen nog niet via Peppol gefactureerd worden.

En tenslotte debiteuren met een factuurcode die ingesteld staat voor verzamelfacturen. Deze kunnen we nog niet versturen via het Peppol netwerk.

WCG GRIP

In ons WCG GRIP platform hebben we de benodigde controle en inzichten gebouwd rondom Peppol e-facturatie beschikbaar.

Denk hierbij aan welke digitale transacties zijn succesvol afgehandeld en welke niet. Met daarbij inzichten in de bron en outputbestanden, statusmeldingen en de tijdlijn van de transactierun.

We hebben op dit moment twee overzichten:

• Facturen België Peppol

Hiermee controleren we de verstuurde Peppol facturen.

• Ophalen Peppol-ID’s

Hiermee halen we het Peppol-ID op (online) en verrijken we Klipboard Wholesale waar deze nog niet is vastgelegd.

Speelt nog niet bij ons! Maar wat kan ik nu wel doen?

Met de adoptie van e-facturatie en de verder uitrol in Europa ga je vroeg of laat van (grotere) klantrelaties de eerste vragen ontvangen om de facturatie te laten lopen via het Peppol-netwerk.

Er zijn altijd voorlopers en mogelijk heb je al afnemers die op hun beurt zaken doen met de (semi) overheidsinstanties. Zij zijn al langer bekend met e-facturatie via Peppol. De kans is ook aanwezig dat afnemers in landen die voorop lopen hun investeringen in het Peppol-netwerk breder willen uitrollen en verzoeken gaan doen aan toeleveranciers vanuit andere EU-landen.

Je kunt dan beter goed beslagen ten ijs komen en hier ten opzichte van je concurrentie een voordeel pakken. Het is sterk als je op voorhand een beter beeld hebt hoe je dit kunt aanpakken; bijvoorbeeld vanaf welke versie ERP wordt Peppol ondersteund, wat dien je in je databeheer op orde te hebben, welke Peppol Access Providers zijn er en kan ik voordelige combinaties zoeken met de EDI-behoefte en integraties naar markt- en dataplatforms?

Kortom wat betekent dit straks voor je organisatie en wat kun je nu al op voorbereidend in je eigen planning gaan opnemen. Daarmee ben je een betere gesprekspartner voor je afnemer en kun je samen de businesscase bespreken.

Neem contact met ons op om vrijblijvend een eerste gesprek te voeren. Dat kan via je vaste consultant, of mail [email protected]. Bellen kan ook naar ons algemene telefoonnummer +31 (0)85 0555343.