Groothandels hebben te maken met nieuwe klanten waarbij (nog) niet op rekening wordt geleverd. Daarnaast zijn het aantal ZZP'ers in specifieke groothandelssectoren omvangrijk en daar is vooruitbetalen meer gebruikelijk. Ook maken sommige groothandels stappen naar de consumentenmarkt.
Vooruit- en aanbetalen komt daardoor steeds meer voor. Het proces van orderverwerking, proforma facturatie, betalingsontvangst en vrijgeven/uitleveren van de verkooporder wil je dan zo geautomatiseerd mogelijk uitvoeren. Je wilt ook betaalgemak bieden die gelijk is aan wat de klant vanuit het privéleven al jaren gewend is. Bijvoorbeeld betalen m.b.v. een QR-code.
Dit gemak en de goede ervaringen geeft vertrouwen. Een belangrijke succesfactor in de B2B-markt.
Met de aanbetalingsfunctionaliteit van KCS Wholesale en onze integratie met payment providers kun je gemakkelijk proforma facturen versturen en de betaling hiervan volgen. Hoe gaat dit in zijn werk?
- Je geeft binnen KCS Wholesale bij de debiteur of op de verkooporder aan dat deze vooruit- of aanbetaald dient te worden.
- De ingevoerde verkooporder wordt automatisch geblokkeerd.
- In het proforma formulier wordt een door het Dovetail integratieplatform gegenereerde unieke URL/link opgenomen, inclusief variabelen zoals debiteur- en ordernummer.
- Je stuurt een proforma met betaallink naar de afnemer. Op het moment dat de klant op de betaallink klikt wordt via de integratie op basis van het ordernummer het aan te betalen bedrag opgehaald uit ERP.
- Vervolgens wordt via de integratie voor dat bedrag een betaallink gegenereerd naar de payment provider.
- Voor de klant wordt een betaalpagina voorgezet met de beschikbare betaalmethoden. De betaalmethode kan aangestuurd worden o.b.v. het land van de debiteur.
- Op het moment dat de klant via de betaallink heeft betaald, verwerkt de integratie de betaling in het ERP op basis van het ordernummer.
- De betaling op de verkooporder wordt geboekt en de verkooporder wordt geautomatiseerd vrijgegeven voor levering.
Wat bereik je hiermee?
- De binnendienst hoeft niet meer met de administratie te communiceren over de binnenkomst van betalingen.
- Verkooporders worden meteen geautomatiseerd vrijgegeven.
- Betalingen worden automatisch verrekend met de factuur.
- Je verhoogt je serviceniveau naar de klant door snelle levering mogelijk te maken op het moment dat de klant aan zijn verplichtingen voldaan heeft.
Wil je meer weten over de functionaliteit van aanbetalingen? Lees ook het volgende kennisdocument:
Digitaliseren en automatiseren van je aanbetalingen op verkooporders