Peppol en ViDA

De manier waarop bedrijven in Europa facturen uitwisselen, gaat ingrijpend veranderen. Waar elektronische facturatie een technologische optie is, wordt het binnenkort een wettelijke verplichting. De Europese Unie werkt via het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) aan een geharmoniseerde, digitale BTW-rapportage.

De doelstellingen zijn helder:

• BTW-fraude terugdringen;
• Administratieve lasten verlagen;
• Realtime inzicht bieden in grensoverschrijdende handel.

ViDA verplicht dat alle B2B-transacties binnen de EU digitaal en gestructureerd worden uitgewisseld op basis van de Europese standaard EN 16931. De invoering vindt gefaseerd plaats: nationale implementaties zoals in België starten vanaf 2026, terwijl grensoverschrijdende verplichtingen stapsgewijs volgen tot 2030.

De EU schrijft géén centraal netwerk voor — landen mogen eigen infrastructuren gebruiken, zolang ze interoperabel zijn en voldoen aan de Europese standaard.

Met andere woorden ViDA verplicht bedrijven tot e-facturatie en digitale aanlevering van data. Peppol kan dienen als infrastructuur om die e-facturen en rapportagedata veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen.

België voorloper met Peppol

België heeft gekozen om ViDA proactief te omarmen. Na de succesvolle invoering van Peppol e-facturatie richting de overheid (B2G), wordt Peppol nu ook de norm voor B2B-facturen tussen Belgische ondernemingen.

Dat betekent dat:

• Alle BTW-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026 facturen digitaal moeten uitwisselen via Peppol;
• PDF-facturen via e-mail verleden tijd zijn;
• Elke onderneming een Peppol-ID krijgt en e-facturen automatisch kan ontvangen via haar boekhoudsysteem of serviceprovider.

Flexibel inspelen op ontwikkelingen

Met België als voorloper gaan de overige EU-landen de komende jaren volgen. E-facturatie via Peppol wordt qua implementatie dus niet een 'big bang' maar een gefaseerde uitrol in een netwerk waarbij landen voldoen aan de standaard echter eigen infrastructuren mogen gebruiken.

Peppol staat daarmee in zekere zin nog in de kinderschoenen. Het netwerk en het ecosysteem van oplossingen en dienstverleners zal zich de komende jaren in de EU-landen verder ontwikkelen met:

• Nieuwe en mogelijk betere service providers;
• Aanvullende verkooptransactieberichten;
• Nieuwe (versies van) standaardformaten;
• Verschillende formaten/protocollen per land;
• Specifieke wensen en eisen van afnemers met marktmacht.

Door deze gefaseerde uitrol tot 2030 is het belangrijk dat ondernemingen bij de implementatie van de Peppol-oplossing rekening houden met deze toekomst. Dit betekent dat je vooral wendbaar wilt blijven en je huidige keuzes moeten daarom toekomstbestendig en makkelijk aanpasbaar zijn.

Bredere businesscase voor je investeringen

Op dit moment is e-facturatie via Peppol actueel, maar er zijn ook nog andere netwerken en inkoopplatformen die je mogelijk graag wilt gaan opnemen in een bestaande digitale uitwisselingslaag met je ERP-systeem.

Denk bijvoorbeeld aan marktpartijen die m.b.v. een EDI-netwerk zaken willen doen, of specifieke marktplatformen die een standaard vormen in jouw marktsector voor geautomatiseerde transactieverwerkingen.

Ook zien we in Europa verschillende formaattypes, zoals in Duitsland met X-rechnung. Het is te verwachten dat er uiteindelijke meerdere dialecten op standaard bestandstypes kunnen gaan ontstaan.

Binnen het ecosysteem gaan verschillende partijen verder investeren. Bij een succesvolle uitrol binnen de Europese Unie is de verwachting dat leverende en ontvangende partijen de investering in de technologie breder willen inzetten met bijvoorbeeld ook het verwerken van aanvullende transactieberichten zoals de orderbevestiging en pakbon.

Dat is analoog aan hoe EDI zich door de jaren heen heeft ontwikkeld naar een volledige uitwisseling van inkoop- en verkoopberichten tussen transactiesystemen.

Toekomstbestendige integratiemodule

WCG biedt met één integratiemodule een digitale uitwisselingslaag waarin alle zakelijke documenten, zoals facturen, orders of leveringsberichten veilig, gestandaardiseerd en toekomstbestendig worden verwerkt naar het Peppol netwerk of enig ander (nieuw) netwerk.

De voordelen op een rij:

• Toekomstbestendig - Onze architectuur sluit aan op de ViDA-vereisten en evolueert mee met toekomstige Europese standaarden.
• Wendbaar - We passen bestandsformaten en datavelden eenvoudig aan volgens de gestelde eisen. Heeft het (Peppol) netwerk, de leverancier of afnemer aanvullende wensen of specifieke databehoeften? Dan ben je flexibel in de aanlevering hiervan.
• Snel kunnen schakelen - Dankzij onze aanpak met een integratieplatform als slimme en aanpasbare tussenlaag kunnen we integraties (en gewenste aanpassingen) in korte tijd opzetten, testen en uitrollen.
• Uitbreidbaar naar nieuwe formaten - in de toekomst moeten ook andere documenten of standaarden worden toegevoegd (zoals XRechnung, verzamelfacturen of andere uitbreidingen). Hierin zijn we flexibel en breiden de integratie eenvoudig uit.
• Inzicht in de verschillende stromen met WCG GRIP - Via ons WCG GRIP applicatie bieden we een realtime inzicht in de verwerking van alle documentstromen tussen ERP, marktplatformen, sFTP servers en service providers. Je ziet precies welke documenten zijn verzonden, ontvangen of in afwachting staan.

Vragen? Neem contact op met je business consultant of bel +31 (0)85 0655343. 

Een e-mailbericht sturen kan ook. Mail dan naar [email protected].