Business case
Het aanmaken van een debiteur met daaraan gerelateerde data zoals: personen, uitvoerwijzen, ordersoorten, etcetera wordt steeds complexer waardoor steeds meer datafouten kunnen worden gemaakt.
Een volledige en foutloze invoer vergt daarnaast de nodige inspanning. De kwaliteit van de invoer (of het ontbreken daaraan) heeft een effect op de stroomlijning van je bedrijfsvoering en de juiste transactieverwerkingen.
Het aanmaken van een debiteur kan ook vaak door slechts enkele personen binnen de organisatie gedaan worden. In een vakantieperiode of bij ziekteverzuim blijft invoer dan langer dan gewenst op de stapel liggen. Of voert een collega het met onvoldoende kennis in. Met alle gevolgen van dien.
Groothandels hebben daarom steeds meer de behoefte om dit proces te vereenvoudigen, de datakwaliteit te verbeteren en de continuïteit beter te borgen.
Wij hebben voor deze behoefte een oplossing ontwikkeld.
Beschrijving van de oplossing
Via WCG GRIP zijn formulieren gebouwd die het invoeren van een klant aanmerkelijk vergemakkelijken en waarbij alle standaardwaarden worden meegenomen bij het aanmaken in het ERP. Na het invullen van het formulier worden de volgende zaken aangemaakt
- Organisatie,
- Adressen
- Communicatie
- Debiteur
- Uitvoerwijzen
- Ordersoorten
- Personen
Van het formulier kunnen diverse varianten worden gemaakt met andere standaardinstellingen. Denk hierbij aan Nederlandse debiteuren, debiteuren binnen EU, debiteuren buiten EU.
Het achterliggende formulier kan naar wens worden opgemaakt.
Na het invullen van het formulier kunnen validaties worden gedaan om te voorkomen dat een debiteur bijvoorbeeld dubbel wordt ingevoerd. Denk hierbij aan een controle op BTW-nummer, KVK, of adres.
Via WCG GRIP wordt het resultaat van de validatie teruggemeld.
Als er foutieve data wordt ingevoerd wordt dit ook teruggemeld en kan het formulier opnieuw worden ingeladen en de data worden gecorrigeerd. Bij onderstaand voorbeeld is de BTW-code niet goed ingevuld.
Validaties op data kunnen in het formulier worden gebouwd ofwel teruggegeven worden bij het aanmaken.
Nadat het formulier is ingevuld wordt deze aangeboden aan onze integratie-oplossing die de data transformeert en aanbiedt aan de API's van het ERP. Via WCG GRIP kan het proces vervolgens gevolgd worden.
Naast gebruik door de verkoopafdeling kan het ook getrapt ingezet worden. Zoals bijvoorbeeld bij een tweede klantrelatie waarbij de oplossing gebruikt wordt door vertegenwoordigers die de basisdata invullen in een beperkt formulier waarna de binnendienst deze basisdata inlaadt in een uitgebreider formulier.
Ook geïnteresseerd in het vergemakkelijken van de debiteuraanmaak, verbeteren van de datakwaliteit en continuïteit in het aanmaken van nieuwe klanten? Wij geven graag een demo van de oplossing.