Regelmatig horen we bij de groothandel de vraag of een productcode te wijzigen is in een andere code (of nummer). Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Je werkt al heel lang met Wholesale en hebt ooit de keuze gemaakt voor een bepaalde opbouw van productcodes. Een productcode heeft bijvoorbeeld een bepaalde logica die niet meer actueel is. Opbouw van hoofdgroep, subgroep met een volgnummer is een opbouw die vaak gehanteerd wordt. Echter kan het in de loop der jaren gebeuren dat de productgroepindeling met de bijbehorende korting- of rapportagestructuur wordt herzien. En daar zit je dan met je ‘logische’ productcodes.
Wat ook vaak voorkomt is dat er vreemde tekens in productcodes staan die op zich niet voor problemen zorgen, totdat je meer gaat digitaliseren en deze vreemde tekens voor problemen zorgen in de communicatie naar andere systemen. Zo wordt bijvoorbeeld de / (slash forward) in veel standaard communicatie protocollen gezien als een scheidingsteken wat ervoor zorgt dat dit veld in tweeën wordt geknipt en dus voor problemen zorgt. Hoe dit precies zit en om welke tekens het gaat is terug te lezen in ons eerder geplaatste kennisitem en kennisdocument op Expertplace.
Met het Dovetail integratieplatform is hier vaak wel een mouw aan te passen, maar het blijft altijd een extra bewerking en aandachtspunt bij integraties.
Ook zien we groothandels die ooit de keuze gemaakt hebben om productcodes van leveranciers te gebruiken als interne productcode. Dat kan ook weer voor problemen zorgen als de leverancier de productcodes wijzigt of verschillende leveranciers dezelfde productcodes uitgeven.
Het kan ook voorkomen dat je niet altijd even gestructureerd productcodes hebt aangemaakt en bijvoorbeeld de ene keer productcodes van 6 en dan weer 8 posities hebt aangemaakt. Je wilt daar om wat voor rede dan ook nu wel structuur in aanbrengen en bijvoorbeeld alle productcodes gaan omzetten naar 10 posities.
In de praktijk betekent dit eigenlijk dat je hiervoor nieuwe producten dient aan te maken. Dat heeft wel enkele grote nadelen. Alle lopende transacties, zoals orders en voorraden dienen overgeboekt te worden naar de nieuwe producten. Als dat om één of enkele producten gaat is dat nog wel te doen, maar als het er veel zijn is dat onbegonnen werk. Daarbij komt ook nog eens de geschiedenis te vervallen wat zeer onwenselijk is voor je rapportages.
Al enige tijd geleden heeft Kerridge hiervoor een conversieprogramma ontwikkeld. Je kunt hierbij met een conversieprogramma de ‘oude productcodes’ omwisselen met de ‘nieuwe productcodes’. Dit gaat m.b.v. een bestand waarin je de oude en nieuwe codes naast elkaar vermeld. Bij het uitvoeren van deze conversie worden alle onderliggende tabellen doorlopen en wordt daarin de oude met de nieuwe code verwisseld. Sinds kort kunnen ook de producteenheden met dit programma worden geconverteerd naar een andere eenheid. De conversie van productcodes / producteenheden dient wel altijd te gebeuren als verder niemand is ingelogd. Een goede backup maken vooraf is zeker aan te raden. Aangezien er veel tabellen betrokken zijn waarin dit omgezet wordt zit er wel een restrictie op het programma indien je maatwerk heeft. In dat geval dient Kerridge erbij ingeschakeld te worden.
Let hierbij wel op! Je gebruikt de productcodes wellicht niet alleen in Wholesale, maar ook in andere systemen, of je hebt bijvoorbeeld klanten die juist jouw productcodes gebruiken. Er dient dus wel een plan van aanpak te zijn voor je hiermee aan de slag gaat. De conversie is dan ook niet met één simpele druk op de knop geregeld. Mogelijk is het wel.
WCG kan je hierin begeleiden. Bij het opzetten van de juiste procedure, het bepalen van de impact voor alle systemen die het mogelijk raakt, voor het bepalen van de juiste codes, de inventarisatie van de werkzaamheden, de inrichting in Wholesale, het opzetten van het conversiebestand en uiteindelijk in het omzetten van de oude naar de nieuwe codes.
Zou je dus nu bij het opzetten van een nieuw assortiment andere keuzes maken voor de productcodering, neem dan gerust contact met ons op zodat we samen de impact en plan van aanpak kunnen bepalen om dit binnen de huidige structuur te realiseren.