Huidige situatie

De transactiedata tussen de zakelijke bankrekening en het ERP-systeem wordt nu veelal handmatig uitgewisseld.

Met alle dagelijkse werkzaamheden en ad hoc onderbrekingen haalt een financieel medewerker mogelijk eenmaal per dag de banktransacties op bij de bank en laad deze in het administratief systeem.

Deze dagelijkse routine is voor veel groothandels voldoende. Nieuwe klant- en marktontwikkelingen kunnen echter zorgen dat een eenmalige update van je openstaande posten niet meer voldoet.

Heb je steeds meer te maken met vooruit- en aanbetalingen door aanwas van nieuwe klanten, verkopen in meer risicovolle regio’s of eenmalige verkoop aan consumenten, dan wil je zo snel mogelijk geïnformeerd worden als de (aan)betaling op de bankrekening is binnengekomen.

Ook zoeken groothandels een goede balans om binnen de grenzen van kredietlimieten en -verzekeringen een zo hoog mogelijke leverbetrouwbaarheid te behalen. Vasthouden van verkooporders terwijl het uitstaande krediet juist wel ruimte biedt voor het vrijgeven van een verkooporder wil je voorkomen.

Werken met een actuele stand van je openstaande posten en bankpositie in je centrale systeem wordt daardoor belangrijk.

Om de financiële medewerker dan elk uur het transactiebestand te laten ophalen en inladen is lastig haalbaar en te afhankelijk van menselijk handelen. Te veel belletjes van de verkoopafdeling naar de financiële afdeling over een binnengekomen betaling is niet wenselijk. Het is wel vaak de dagelijkse praktijk.

Banken bieden al een tijdje een bankkoppeling via PSD2. Hier zitten voor gebruikers alleen wel wat haken en ogen aan.

Nadelen PSD2

De vergunningsverlening en technische richtlijnen voor een PSD2-koppeling maakt het alleen interessant als je een hoog volume in aansluitingen kunt behalen. Op die manier kun je deze investeringen en operationele kosten beter gespreid in de prijs van je dienstverlening versleutelen.

Voor software-oplossingen die volledig web-gebaseerd zijn en vanuit een multi-tenant cloud architectuur worden aangeboden, kunnen vanuit dit volumepotentieel ook makkelijker een PSD2-koppeling met een zakelijk bankrekeningnummer bieden. Voor oudere technieken en traditionele applicaties is dit lastiger.

Mogelijkheden met API

Naast de PSD2 mogelijkheden zien we Nederlandse banken nu ook stappen maken om koppelmogelijkheden te bieden via API-technologie.

API t.o.v. PSD2 biedt de gebruiker verschillende voordelen:

Deze API-ontwikkelingen biedt voor financiële applicaties, die geïsoleerd in een eigen netwerk of private cloud opereren en daarmee ook een 1-op-1 koppeling nodig hebben, nu ook de mogelijkheid om tegen een aantrekkelijke kostenstructuur de verbinding met de bankrekening te leggen.

Je hebt in deze situatie wel een tussenlaag nodig om de beveiligde verbinding te leggen, en het transport en transformaties tussen het begin- en eindpunt te verzorgen.

WCG heeft voor zakelijke Rabobank rekeninghouders nu een koppeling gerealiseerd naar het KCS Wholesale ERP-systeem. Deze integratie maakt gebruik van de API-diensten van de Rabobank en gerealiseerd met behulp van het Dovetail integratieplatform.

Welke betaalprocessen automatiseren

Naast de basis API die het eenmalig goedkeuringsproces van de rekeninghouder voor toegang tot de bankrekening verzorgt, kunnen we met deze koppeling drie geautomatiseerde betaalprocessen ondersteunen:

Automatisch bankafschriften ophalen en verwerken

De Business Account Insight API geeft de mogelijkheid om algemene rekeninginformatie op te vragen en daarnaast ook de bankafschriften geautomatiseerd op te halen.

De intelligentie voor de betalingsafstemming met de openstaande post of op de verkooporder die geblokkeerd staat, is ingebouwd in het integratiecomponent binnen het Dovetail integratieplatform.

Automatisch betaalbestanden inladen

De Business Bulk Payment Initation API biedt de mogelijkheid om geautomatiseerd een batch met betalingsopdrachten in te laden. 

Een batch met betaalopdrachten die geautomatiseerd is aangeleverd moet door de Rabobank rekeninghouder in de Rabobank online bankieren kanalen nog wel worden getekend.

Automatisch incasso’s inladen

Met Business Direct Debet API kan een batch met incasso-opdrachten geautomatiseerd worden ingeladen. De batch met incasso-opdrachten dient ook nog online ondertekend te worden.

Integratie op basis van REST-API Financieel

Deze oplossing maakt gebruik van de REST-API Financieel van het KCS Wholesale ERP-systeem. De intelligentie voor de betalingsafstemming met de openstaande post of op de verkooporder die geblokkeerd staat, is ingebouwd in het integratiecomponent binnen het Dovetail integratieplatform. Daarmee maakt deze oplossing geen gebruik van de Telebankieren module.

De voordelen zijn legio

• Automatiseren van het ophalen, inladen en afstemmen van betalingsbestanden.
• Bieden van continuïteit, ook bij een parttime werkende financieel administrateur of bij vakantieverlof of ziekteverzuim.
• Verminderen van onnodige communicatie tussen de financiële administratie en verkoopafdeling over binnengekomen betalingen in relatie tot vrijgeven van verkooporders voor uitlevering.
• Positieve effecten in je uitleveringsproces doordat je scherper en foutloos kan werken met actuele beschikbare ruimte binnen de kredietlimiet in relatie tot het vrijgeven van verkooporders voor uitlevering.
• Voorkomen van te lange wachttijden en irritatie bij afhaalorders die al vooruitbetaald zijn.
• Soepele eerste uitlevering en positieve ervaring bij nieuwe klanten met een vooruitbetalingsconditie.

Partner Rabobank Open Banking

Met deze ontwikkelingen zijn we ook Rabobank Open Banking partner geworden en hebben daarmee toegang tot de Rabobank API-diensten voor de verschillende betaalprocessen en de Rabobank helpdesk voor eventuele ondersteuning.

Daarnaast zijn we ook een onderzoeksfase gestart om de REST-API gebaseerde mogelijkheden van de ING en ABN AMRO bank te beoordelen. Hiermee kunnen we deze businesscase in de toekomst nog breder inzetten en ontwikkelen.

Interesse?

Wil je meer weten over de oplossing en de aanpak, laat het weten door een bericht te sturen naar [email protected], te bellen met +31 (0)85 0655343 of het onderwerp te bespreken met je vaste business consultant.