Het model waarin alle artikeldata terug te vinden is in het ERP is bij veel groothandels al een tijdje geleden losgelaten. Om de noodzakelijke zoekvriendelijke en conversiebevorderende artikelinformatie te creëren voor de verschillende digitale verkoopkanalen is het ERP-systeem niet meer toereikend en wordt aanvullend gewerkt met een Product Informatie Management systeem (PIM).
Waarom is dat? In deze blog gaan we daar verder op in.
Het verbinden van deze twee systemen is een logisch vervolg, waarbij het ERP meestal leidend blijft. In de vaart van het internet ontstaat om zeer goede redenen al snel een volgende stap. Het PIM wordt leidend. Dat vraagt ook om een volgende stap op het integratievlak.
Integratie ERP en PIM - de eerste stap
Wanneer je naast je ERP ook gebruik maakt van een PIM-systeem (of dit overweegt).
Dan kiezen partijen vaak voor een ontwerp waarin het PIM-systeem slechts in één richting geïntegreerd is met het ERP-systeem. Het ontstaan van een nieuw product wordt veelal gedaan binnen het ERP-systeem. Daar worden de basisgegevens vastgelegd om de inkoop- en verkooporders correct af te handelen. Veelal wordt via bestandsuitwisseling periodiek data aangeboden vanuit het ERP aan het PIM.
In het PIM worden producten verder verrijkt met gegevens die men moeilijk of niet kan onderhouden in een ERP-systeem. Denk hierbij aan allerlei vormen van beeldmateriaal, video’s, handleidingen, zoekvriendelijke omschrijvingen, aanvullende kenmerken of HTML-content. Vanuit het PIM wordt vervolgens (veelal via een bestandsexport) een webshop gevoed.
PIM wordt leidend
Alhoewel deze situatie een stap voorwaarts is in het beheren van productdata blijft het lastig om efficiënt productdata te registreren. In een ERP-systeem is er vaak sprake van een rigide wijze van productregistratie; veel verschillende schermen, verstopte velden en weinig mogelijkheden om zaken slimmer te doen. Een PIM-systeem is hiervoor veel beter uitgerust. Mogelijkheden om zelf schermen samen te stellen, relaties tussen velden te definiëren, velden te verbergen, automatische omschrijvingen te genereren of berekeningen uit te voeren zijn vaak aanwezig.
Het belang van een gesloten cirkel - ‘closed loop’
In een ideale situatie zou een product voor het eerst geregistreerd kunnen worden in een PIM. Op een efficiënte wijze wordt u geholpen met het registreren van de relevante velden van een bepaald product. Binnen een druk op de knop is het product opgeslagen in het PIM en via een automatische interface beschikbaar in het ERP – gereed voor de eerste inkoop- of verkooporder.
Echter sommige productgegevens willen we toch graag in het ERP beheren; denk hierbij aan het blokkeren van een product, voorraad indicaties, klantspecifieke specials, dynamische kostprijzen, etc. En deze gegevens willen we vervolgens wel graag in het PIM terugzien om weer te distribueren naar bijvoorbeeld de webshop of specifieke marktportalen.
Kortom in een ideale situatie zou het ERP en PIM via een tweerichtingsintegratie met elkaar verbonden moeten zijn. Een zogenaamde ‘closed loop’. Deze wijze van integratie geeft het beste van beide werelden; de transactionele kant van productgegevens vanuit het ERP en de verrijkte productdata vanuit het PIM.
Het PIM heeft zo alle gegevens in zich, waarmee een volledige artikel-waarheid (een 360 graden beeld) wordt gecreëerd in een centrale hub. Het vormt hiermee het optimale fundament om verder te digitaliseren.