Ondanks vergaande digitalisatie, de opkomst van e-commerce en minder gebruik van het faxapparaat hebben groothandels vandaag de dag nog steeds te maken met een aanzienlijke stroom van documenten. Het gaat dan in veel gevallen om digitale documenten in een Adobe pdf-formaat.
Met name de inkomende stroom van ‘digitaal papier’ betekent voor medewerkers een behoorlijke berg handmatig werk. Het gaat vaak om vele duizenden documenten per jaar in diverse formaten die juist geïnterpreteerd en correct in de backoffice systemen verwerkt moeten worden. Snelheid van handelen en foutloos werken is vanuit klanttevredenheid een pré.
Elke groothandel kan redelijk gemakkelijk nagaan hoeveel documenten op deze wijze jaarlijks verwerkt worden. Denk aan: verkooporders, inkooporderbevestigingen, inkoopfacturen, voorontvangsten etc.. Deze documenten worden veelal digitaal via een e-mailbericht aangeleverd maar moeten daarna nog handmatig verwerkt worden.
De kostenbesparingen kunnen aanzienlijk zijn als je delen van deze papierstromen kunt automatiseren. Ook geeft het ruimte de kennis en ervaring van binnendienstmedewerkers op een andere wijze in te zetten en de commerciële slagkracht van de organisatie off- en online te versterken.
Unit4 IAC
De Industry Advisory Council van Unit4 -een groep van groothandels die de ERP software van Unit4 gebruikt- zijn in 2016 op initiatief van Unit4 een aantal malen bij elkaar gekomen om de belangrijkste groothandelsuitdagingen met elkaar te bespreken. Het IAC zag de digitale papierstroom als één van de speerpunten om op te pakken. Veel klanten en leveranciers van groothandels hebben echter niet de schaalgrootte om over te schakelen op bijvoorbeeld EDI. Daarbij zien we dat dit soort technologie ook de nodige inspanning van zowel de verzendende als ontvangende partij vraagt.
Hoe dan verder? Hoe kunnen we de kostbare tijd die medewerkers binnen de groothandel besteden aan het overtypen van informatie vrijmaken voor activiteiten die meer toegevoegde waarde opleveren?
De Wholesale Expert Group heeft deze handschoen opgepakt en is op zoek gegaan naar partners die in staat zijn om digitale documenten te integreren met de ‘connectivity’ mogelijkheden die de ERP software biedt.
De digitale groothandel
Het onderzoek heeft geresulteerd in een samenwerking met Docparser en Dovetail en de start van een eerste pilot om verkooporders in pdf-formaat automatisch te verwerken in het ERP-systeem.
Docparser is een volledige cloud gebaseerde oplossing die gebruikers in staat stelt informatie op de pdf-verkooporder te ontleden naar digitale informatie. Belangrijk aspect van deze gekozen oplossing is dat de groothandel in staat wordt gesteld om de diversiteit aan lay-outs van verkooporders zelf te definiëren en beheren. Voor dit onderdeel is dus een selfservice concept mogelijk waarin je lay-outs kunt definiëren en in gebruik kan nemen door het volgen van een training en delen van kennis via de ExpertPlace.
Dovetail is een volledig cloud gebaseerde integratie oplossing die de door Docparser aangeleverde data omzet naar een verkooporder in het ERP-systeem. Binnen deze Enterprise Service Bus (ESB) zal -indien nodig- transformatie en verrijking plaats vinden om de verkooporder via de ERP-connector te kunnen verwerken. Hierbij kan gedacht worden aan het bepalen van het juiste aflever- en factuuradres of de conversie van producteenheden en -aantallen indien de klant in andere verpakkingseenheden bestelt dan bekend is binnen het ERP-systeem. Belangrijk aspect van deze oplossing is flexibiliteit en herbruikbaarheid van de componenten.
In een volgend blog gaan we verder in op de inhoud van het concept en de verschillende onderdelen. Heb je ondertussen vragen over dit onderwerp, laat het weten?
Zodra we meer kunnen vertellen over de resultaten van de pilot zal ExpertPlace de eerste plek zijn waar we ons weer melden.