Ruim drie jaar geleden startten we met de onderneming STAXS The Netherlands B.V. in Heerenveen met de eerste businesscase voor het digitaliseren en automatisch verwerken van PDF-verkooporders. We schreven daar toen ook deze businesscase over. Ondertussen hebben we de nodige ontwikkelingen doorgemaakt en is recent met Versluis paint & non-paint B.V. in Barendrecht de 20ste automatische PDF-verkooporderverwerking naar Unit4 Wholesale succesvol opgeleverd.
De werking van de automatische PDF-verkooporderverwerking is tussen de eerste en deze laatste implementatie verder uitgebreid en functioneel volwassener geworden. Zo handelen we automatisch ook veel checks af zoals bijvoorbeeld op openstaande verkoopcontracten en verkoopofferte, en is ook de informatievoorziening naar de desbetreffende verkoopbinnendienst van de klant uitgebreid.
Met de connectiviteit vanuit Unit4 Wholesale zijn we gestart met een techniek gebaseerd op SOAP. Nu is alles gestandaardiseerd op de door Unit4 ontwikkelde REST-API technologie, en wordt voor het valideren en verrijken van de digitale verkooporder gebruik gemaakt van de REST-API Query.
Digitale orderbox
Heb je de automatische verwerking voor de PDF-verkooporders succesvol draaien, dan zien we in de praktijk dat ook snel andere formaten en verkoopkanalen worden aangesloten. Denk hierbij aan:
- Verkooporders in XML-formaat
- Verkooporders in CSV-formaat
- Verkooporders vanuit een EDI-portaal
- Excel-bestellijsten die met een akkoord retour komen
Maar dezelfde techniek en business logica wordt ook hergebruikt voor verdere stappen naar digitale verkoopkanalen, zoals:
- De verkooporders vanuit e-commerce / webshop
- De orders die ontvangen worden vanuit marktportalen zoals Ariba en B2C-marktplaatsen zoals Bol.com, FonQ, Amazon
- Of als je de marktplaatsen wilt bundelen vanuit een tussenpersonen zoals ChannelEngine
Je creëert in zeker zin een digitale orderbox waarbij je flexibiliteit aan de klant biedt in de wijze waarop verkooporders worden aangeleverd en vanuit welk verkoopkanaal ze dit wensen te doen. Traditionele verkoopbinnendienst / orderverwerking wordt in stappen vervangen door de digitale orderbox. Niet om daarna afscheid van de medewerkers te nemen, maar ze juist in te zetten om nieuwe verkoopkanalen te laten groeien en de broodnodige toegevoegde waarde te leveren in kennis en personalisatie naar klanten.
Het Dovetail integratieplatform wordt op deze wijze ook breder ingezet, waardoor de initiële investering en kosten van het basisabonnement wordt gespreid, en nieuwe businesscases steeds beter te maken zijn.
Digitaliseren van verkooporderverwerking bewijst zijn kracht in deze turbulente tijd
Voor, maar zeker na, de intrede van het coronavirus en het deels in het slot gooien van onze bewegingsvrijheid en de economische bedrijvigheid, zagen we al de nodige behoefte om tijd en kosten m.b.t. verkooporderverwerking te besparen.
Nu we genoodzaakt worden meer op afstand te werken -medewerkers en afdelingen zitten soms al een tijd niet meer bij elkaar op kantoor- en veel groothandels mee willen in de groei van de verschillende marktplaatsen, zien we dat degene die daar de afgelopen maanden succesvol in zijn geworden, vanuit dit succes een nieuwe uitdagingen hebben gecreëerd: hoe lukt het me om de groeiende stroom van meestal kleinere orders op tijd handmatig te verwerken?
Er zijn groothandels die nu op een werkdag meer dan honderd Bol.com verkooporders moeten verwerken. Het digitaliseren en automatiseren van deze stroom is dan de enige oplossing. Anders ga je uiteindelijk ten onder aan je eigen succes. Bij groothandels die deze stappen al eerder hadden gemaakt, zien we dat het digitaliseren en automatisch verwerken van orderstroom naar de backoffice zijn kracht nu bewijst.
Lees in de referentiecase welke voordelen je nog meer kunt behalen.
Versluis paint & non-paint
Vanuit deze situatie kregen we drie weken geleden ook een telefoontje van Versluis paint & non-paint met de vraag om de toenemende stroom aan verkooporders vanuit de digitale marktplaatsen automatisch te verwerken. We hebben nu de oplossing in test en productie opgeleverd. Uiteraard moet de verkooporganisatie nog verder inleren en wennen aan deze nieuwe realiteit, maar er gaat ruimte ontstaan om nog meer succes te behalen en de verwerkingskosten in lijn te houden met de opbrengsten uit dit soort kanalen.
Ben je in deze tijd op zoek naar laag-hangend-fruit om de verwerkingskosten van de organisatie te verlagen en wil je ruimte om concrete stappen te zetten naar nieuwe digitale markten. Neem contact op via email: [email protected] of via de telefoon: 06 50250429. We kunnen dan als eerste de situatie bespreken en de mogelijkheden uiteenzetten.
Een kans om binnen enkele weken concrete stappen vooruit te zetten om de organisatie weerbaarder te maken voor turbulente tijden zoals deze, en daarnaast te helpen in de transitie naar een digitale groothandel.