Menig groothandel werkt al een groot aantal jaren met het scannen en herkennen van inkoopfacturen. Gebruikers maken dan veelal gebruik van een aanvullende applicatie naast Unit4 Wholesale, zoals: Elvy, ISProjects, CIM Robot, etc..
Naast de scan en herken functionaliteit leveren deze aanbieders veelal ook workflow-, autorisatie-, audit- en archiveringsfunctionaliteiten. Mooie extra's die alleen niet iedereen direct nodig heeft.
Voor groothandels die het verwerkingsproces van inkoopfacturen willen automatiseren maar minder behoefte hebben aan uitgebreide functies in separate applicaties rondom workflow, autoriseren en archiveren, hebben we nu met Dovetail een oplossing rechtstreeks naar Unit4 Wholesale gerealiseerd. Deze oplossing koppelt met Unit4 Wholesale en maakt gebruik van de module U4Invoice voor het boeken, fiatteren, opslaan van de PDF-inkoopfactuur en matchen.
Scannen & herken met Docparser
De inkoopfacturen scannen en herkennen we met behulp van de Docparser oplossing. Zoals we dit ook al veelvuldig en beproefd doen voor PDF-verkooporderverwerking, -inkooporderbevestigingen en voorontvangsten. Op basis van het e-mailadres/organisatie van de ontvangen inkoopfactuur in de desbetreffende mailbox kunnen we de match maken met de crediteur(gegevens). Aan de crediteur is een scan layout gekoppeld die de verschillende onderdelen van de inkoopfactuur scant en mapt naar een XML-bestand. Dit digitale bestand heeft dan de gebruikelijk informatie opgenomen, zoals:
- Crediteurinformatie
- Factuurbedrag
- BTW-bedrag (geen, 9% of 21%)
- Goederenbedrag
- Kostenbedrag
- De goederenregels
- Binnenland of buitenlandse inkoopfactuur (BTW verlegd)
Daarnaast wordt bij het scannen en verrijken van het digitale bestand o.a. de volgend inhoud toegevoegd:
- Omschrijving/referentie
- (Betaal)kenmerk
- Dagboek
- Boekjaar
- Periode
- Betalingsconditie
- Betalingsdatum
- Fiatteringsprofiel en -medewerkers
De laatste zaken kunnen ook a.d.h.v. defaults uit Unit4 Wholesale bepaald worden.
Unit4 Wholesale U4Invoice
Het complete digitale bestand wordt via de U4Invoice module in Unit4 Wholesale geboekt, waarbij het fiatteringsrouteprofiel wordt gekoppeld en de oorspronkelijke PDF-inkoopfactuur in Unit4 Wholesale wordt opgeslagen.
Boeken van kosten- en goederenfacturen
We kunnen zowel kosten- als goederenfacturen verwerken. Bij kostenfacturen kunnen we de inkoopfactuur op basis van de vastgelegde gegevens bij de crediteur op het juiste grootboek, kostenplaats en kostendrager boeken. Maar er kan ook gewerkt worden met de gescande omschrijving op de inkoopfactuur(regel), zoals bijvoorbeeld met het woord 'telefonie' waarbij de kostenfactuur(regel) op de telefoonkosten grootboekrekening geboekt wordt.
In ontwikkeling: matching met goederenontvangst
De volgende stap in de ontwikkeling van deze oplossing is de matching van de goederenfactuur met de goederenontvangt. Op dit moment worden de regels al gescand en in de uitwisseling meegenomen. De laatste stap is dat deze met de goederenontvangst te matchen.
De hierboven beschreven basisoplossing in nu bij één klantrelatie actief. De komende maanden wordt de automatische verwerking van PDF-inkoopfacturen bij nog vier klantrelaties uitgerold. Met deze verdere uitrol gaan we voor de goederenfacturen ook de laatste stap realiseren door de inkoopfactuur(regels) te matchen met de goederenontvangst(regels).
Op het moment dat we hier de stappen in hebben gemaakt zullen we geinteresseerde wederom via ExpertPlace berichten.
Heb je nu al vragen of ben je benieuwd of dit voor jullie groothandel kan werken. Stuur ons een bericht, of mail [email protected].