Kwestie van vooruitdenken

‘Bezint eer ge begint’. Klinkt oubollig. Echter in veel situaties is dit spreekwoord bij menig e-commerce project nog steeds van toepassing. 

En dan bedoelen we niet dat je je beter moet bezinnen voordat je met e-commerce start. Het slaat vooral op feit dat je meer aandacht zou moeten hebben voor de integratie die nodig is om je e-commerce strategie te laten werken. 

Het is in veel gevallen een kwestie van vooruitdenken. Geef integratie een welverdiende plek en voldoende aandacht in een e-commerce implementatieproject.

Niet alleen een technische klus

Bij het implementeren van een nieuwe e-commerce oplossing benadert menig partij de integratie tussen ERP en e-commerce als een puur technisch kunstje. Aan de ene kant terecht, alleen is dit in de praktijk te beperkt om uiteindelijk een goed resultaat te boeken. E-commerce koppelen met ERP is door de geïntegreerde complexiteit van het ERP vooral ook het verbinden van bedrijfsprocessen, en daardoor niet alleen technisch werk. 

De e-commerce leverancier heeft veelal kennis van zijn e-commerce applicatie en de mogelijkheden om te koppelen met het ERP. De ‘API’s’ zijn er, ze zijn technisch beoordeeld en er is een richtbudget afgegeven. 

Het datamodel, business logica en inrichting aan de ERP-zijde is echter voor een groot deel een black box. En dat is geen verwijt maar een logische constatering. 

Het is daarom te adviseren op voorhand voldoende aandacht te hebben voor het integratie-onderdeel binnen het project en hierbij ook niet alleen blind te varen op de kennis binnen de eigen organisatie en de e-commerce leverancier. Neem een partij in de hand die de processen en inrichting van de backoffice kent en ook de regie kan voeren over deze integratie zodat je bij live-gang van het nieuwe e-commerce systeem parallel ook goede resultaten hebt geboekt voor de integratie tussen de back- en online frontofficeprocessen.

ERP-functionaliteit nabouwen of juist gebruiken

De meeste ERP-systemen hebben krachtige prijsberekening- en voorraadfunctionaliteiten. Bij het berekenen van de actuele beschikbaarheid van een artikel wordt rekening gehouden met bijvoorbeeld de berekening van de beschikbare voorraad, leveringen in de tijd of verkoopcontracten. Hetzelfde geldt voor het berekenen van de prijs. Prijsstructuren zijn vaak zeer uitgebreid en kunnen opgebouwd worden uit meerdere variabelen en afhankelijkheden op basis van bijvoorbeeld: debiteur(groep), volume, artikelcombinaties, artikelgroepen, etc.

Aangezien je klanten online dezelfde condities en beschikbaarheid wilt bieden als voor bestelling die traditioneel binnenkomen, wil je dat deze processen rondom prijsbepaling en artikelbeschikbaarheid online op dezelfde wijze werken. Vooral ook omdat de meeste organisaties met verdere stappen op het terrein van B2B e-commerce niet per definitie hun prijsmodel volledig overhoop willen gooien.

Met dit uitgangspunt kun je er dan voor kiezen om de functionaliteit van prijs- en beschikbaarheidsberekening in je e-commerce systeem na te bouwen. Of er juist voor te kiezen deze aanzienlijk investering te voorkomen en gebruik te maken van de al aanwezig functionaliteit in het ERP waar je huidige afspraken met de markt en klanten ook op gebouwd zijn.

Het pleit er in ieder geval voor om hier op voorhand duidelijkheid over te hebben en dit ook te vertalen naar een technische en procesintegratie van je e-commerce met je ERP-systeem.

Voorkomen van maatwerk

ERP-systemen bestaan al decennialang en zijn uitgegroeid tot rijke geïntegreerde bedrijfsapplicatie die veel bedrijfsprocessen automatiseren. Daardoor worden ze vaak ervaren als complex en deels rigide voor eventuele aanpassingen. Verandering in de functionaliteit betekent maatwerk op de standaardfunctionaliteit. Omdat een aanpassing, door het geïntegreerde karakter, consequenties kan hebben op meerdere processen in de applicatie kan maatwerk erg in de papieren lopen. 

Te veel maatwerk in je ERP-systeem, ook maatwerk voor integratiedoeleinden, zet vaak een rem op innovaties. Je kunt gewoonweg lastiger bijblijven met nieuwe releases waardoor je op de middellange termijn technologisch en functioneel achter gaat lopen en niet meer kan profiteren van de voordelen.

Niet kunnen profiteren van de voordelen uit nieuwe releases en innovaties was zeg 5 tot 10 jaar geleden mogelijk minder belangrijk. In de huidige snel veranderende wereld en de opkomst van nieuwe markten en verdienmodellen kunnen organisaties die stil blijven staan in korte tijd op een grote achterstand worden gezet.

Flexibele integratieplatform tussen de systemen

Dat pleit voor een architectuur die zorgt dat het applicatie-landschap en de verbindingen zo flexibel mogelijk worden opgezet. Mede ingegeven door de opkomst van de digitale economie waardoor er steeds meer verbindingen komen. De handelsketen raakt verder in elkaar verweven.

De ‘mapping’ en transport van je data van het ene naar het andere systeem kun je flexibel opzetten en houden door gebruik te maken van een integratieplatform. Daardoor kun je de koppelvlakken bij de verschillende applicaties standaard houden en de datakoppeling, verrijking, validatie en het transport door het integratieplatform laten afhandelen. 

Je creëert als het ware een ‘tolk’ die de wederzijdse communicatie tussen systemen vereenvoudigt. Dat voorkomt kostbaar maatwerk in kernsystemen die juist de kracht ontlenen uit de standaard.

Multi- of omnichannel

De behoefte voor het opzetten van flexibele connectiviteit met een integratieplatform wordt nog sterker. Digitale strategie gaat vroeg of laat verder dan alleen je eigen e-commerce systeem. Denk aan het voeden van datapools, marktportalen en krachtige dataplatforms die je binnen je verkoop- en marketingstrategie niet over het hoofd kunt zien.

Ook deze kanalen wil je verbinden met je backoffice processen en uit je backoffice moet beschikbaarheid, stamdata en debiteur- of kanaalgebonden prijzen gegenereerd worden.

Het creëren van een hub die deze kanalen voedt vanuit één bron, of mogelijk verschillende bronnen, is dan een belangrijke schakel in het succes van je digitale strategie.

Heb je vragen over integratie-vraagstukken in het algemeen of n.a.v. deze publicatie in het bijzonder dan kun je me bereiken op +31 (0)6 50250429.

[email protected]
https://www.linkedin.com/in/jeroenphilippi/