Dovetail Integratieplatform

Met wederom een innovatieve ontwikkeling op het Dovetail integratieplatform kunnen we nu de pdf-documenten van levertijdbevestiging en pakbon van leverancier scannen en automatisch laten verwerken in Unit4 Agresso Wholesale / Multivers Groothandel.

Hierdoor kunnen groothandelsorganisaties veel sneller en tegen minimale inspanning het magazijn voorbereiden op te ontvangen goederen. Daarnaast kan de oplossing in de dynamiek van schuivende levertijden de klant veel adequater informeren over de beschikbaarheid van de bestelling.

Hoe werkt het

De leverancier stuurt een levertijdbevestiging of pakbon in een pdf-document toe. De inkoopmedewerker beoordeelt de inhoud en indien het bijvoorbeeld geen directe levering of een andere special betreft, stuurt de medewerker het bericht naar een specifiek emailadres.

Het Dovetail integratieplatform zorgt dat de Docparser cloudapplicatie het pdf-document op basis van een gedefinieerde lay-out scant. De inkoopmedewerker ontvangt dan de gedigitaliseerde informatie als resultaat in een EDI-inhouse bestand van het type DESADV-ontvangst.

De medewerker verwerkt het verzendbericht in Unit4 tot een voor- of goederenontvangst. Met behulp van de PSA (Promised Sooner Available) en PNA (Promised Not Available) functionaliteit kan de verkoop ondersteund worden met de (her)bevestigde levertijden. Het magazijn kan op basis van locatiereserveringen de nodige logistieke voorbereidingen treffen.

Business case 

De groothandel krijgt tweewekelijks vanuit een aantal strategische leveranciers in een pdf-document een pakbon of levertijd(her)bevestiging aangeleverd die meer dan 100 regels bevat. De verwerking van het pdf-document kost met de hand ongeveer een uur. De regels zijn gerelateerd aan meerdere inkoop- en verkooporders waardoor het een intensief verwerkingsproces is.

Het magazijn wordt in deze situatie vaak pas aangestuurd als de goederen fysiek bij het magazijn worden afgeleverd, terwijl er juist al eerder gewerkt kan worden aan diverse logistieke voorbereidingen zoals het printen van stickers, locatievoorziening en cross-dock.   

Daarnaast komt het regelmatig voor dat pas bij de fysieke ontvangst in het magazijn bekend wordt dat eerder bevestigde goederen niet in de zending aanwezig zijn. Hierdoor kunnen opleveringen van belangrijke klantprojecten in gevaar komen. Dit kan opgelost worden met de inzet van een spoedkoerier. Maar dit verhoogt de kosten onnodig en vraagt om ad hoc inspanning van een medewerker. Los nog van de irritatie bij de klant die de oplevering van zijn project in gevaar ziet komen.

Deze situaties zijn voor een groot deel te voorkomen aangezien de goederen (in dit geval) vanuit Italië al meerdere dagen onderweg zijn en het met de pakbon van de leverancier al duidelijk is dat een aantal verwachte goederen niet in de zending aanwezig zijn.

Samenvattend was er een duidelijke behoefte om een aantal optimalisatieslagen te maken en het proces te versnellen, naast ook de mogelijkheid om de leverbetrouwbaarheid naar klanten te verbeteren.
Het verbeterpotentieel onderbouwde de investering van een nieuw integratiecomponent in Dovetail en het terugverdienen van deze investering op korte termijn.

Behalen van concrete voordelen 

De oplossing biedt een aantal concrete voordelen:

• Door pdf-orderbevestigingen en pakbonnen te digitaliseren en de verwerking te automatiseren naar Unit4 Agresso Wholesale / Multivers Groothandel is een handmatige verwerking niet meer nodig. Het gaat voor een groot deel automatisch. Wat normaal een intensief proces is, kan de medewerker nu in enkele minuten volledig verwerken.
• De tijdwinst wordt nog versterkt als de groothandel te maken heeft met veel orderregels die vaak onderdeel zijn van een veelvoud van inkooporders en weer gerelateerd zijn aan verschillende verkooporders. Het voordeel in tijd kan dan vele malen groter zijn.
• Door de bevestigingen beter en sneller te verwerken kunnen groothandels de ERP- en WMS-functionaliteiten zoals locatiereservering en cross-dock veel beter benutten. Daarnaast kan met deze informatie het magazijn de werkzaamheden op voorhand plannen en zorgen dat de dagelijkse ontvangsten en zendingen op het eind van de dag ook echt allemaal verwerkt zijn.
• De oplossing verhoogt de leverbetrouwbaarheid door in de gehele keten de informatie rondom levertijden van leverancier tot klant vergaand te automatiseren.
• Wat uiteindelijk de klanttevredenheid verhoogt.

Er is een bijkomend voordeel voor groothandels die werken met WMS-functionaliteiten zoals U4Scan of Basic LES. Op dit moment moeten zij de scanners voorzien van informatie door voorontvangsten zelf aan te maken. Deze noodzakelijke stap wordt met deze oplossing vereenvoudigd.

Module Unit4 EDI-ontvangsten

Vanuit Unit4 heb je de module EDI-ontvangsten nodig. Het EDI-inhouse bestand (DESADV-ontvangst) dat Dovetail aanmaakt sluit aan op de mapping van deze module.

Op het moment dat Unit4 voor dit proces de REST API beschikbaar heeft, gaan we zorgen dat de mapping van het EDI-inhouse bestand direct op de REST API kan communiceren. De laatste manuele stap, het inladen van het digitale bestand in het ERP, is dan niet meer nodig.

De Digitale Groothandel in de praktijk

Met deze ontwikkelingen slagen we erin om eerder ontwikkelde componenten slim te hergebruiken. In dit geval had de groothandel al de scan component actief om verkooporders in een pdf-document automatisch te scannen en te laten verwerken in Unit4. Dit component hebben we in deze case wederom kunnen gebruiken.

Het is daarmee een mooi praktijkvoorbeeld van de visie en doelstelling om de Dovetail integratiecomponenten steeds verder te ontwikkelen met het toevoegen van intelligentie die een gemeenschappelijk doel dienen binnen de groothandel.

De focus op synergie zorgt voor kostenverlaging bij implementatie en (her)gebruik. Hierdoor wordt de oplossing voor veel meer groothandelsorganisaties bereikbaar. De kostenvoordelen slechten veelal de bestaande barrière die wordt veroorzaakt door het ontbreken van voldoende schaalgrootte om zelfstandig te investeren en risico te dragen bij vaak complexe integratieprojecten.

Geen noodzaak tot officiële EDI- en GS1-inrichting 

We maken met deze oplossing gebruik van een EDI-formaat (DESAVD-ontvangsten) maar de betrokken partijen hoeven niet noodzakelijk bekend te zijn met EDI of officiële GS1-aansluitnummers te hebben, zelf of voor leveranciers.

We maken gebruik van EDI-standaarden maar niet van de (vaak dure) 1-op-1 EDI-verbindingen via een communicatienetwerk. Dovetail is in dit geval de ‘transportband’.

Kwaliteit van data is belangrijk

Een belangrijk aandachtspunt in dit soort projecten is de datakwaliteit zoals bijvoorbeeld een goede registratie van de bestelcode van de leverancier. De basis van het verder digitaliseren van je processen is dat je de data op orde hebt.

Verbeteren van proces en verrijken van data

Een bijkomend voordeel van de automatische verwerking van een pdf-pakbon / -levertijdbevestiging is dat de digitale informatie nu slimmer gebruik kan worden om het eigen proces te verbeteren en de data in de bedrijfssystemen te verrijken in plaats van de informatie in het archief op te ruimen. Op deze wijze wordt de informatie in de keten op een mooie manier ook hergebruikt.

Vragen

Heb je vragen naar aanleiding van deze case? Reageer of stel je vraag.

Binnenkort delen we ook meer ontwikkelingen op het gebied van integratiecomponenten bij EDI-inkoop en -verkooporderverwerking en een integratiecomponent tussen een Product Informatie Management (PIM-) systeem en de productconnector van Unit4. Hiermee kan het PIM-systeem leidend zijn in productdatabeheer en systemen zoals het ERP voeden met mutaties en nieuwe artikelen.

Daarnaast zijn we ook zeer benieuwd naar verdere behoefte om specifieke processen verder te digitaliseren en automatiseren. We hebben hiervoor een korte enquête opgesteld die met een paar specifieke vragen een beter beeld geeft waarin we verder zouden kunnen investeren. We hopen dat je in een paar minuten jouw visie en behoefte wilt delen.

Naar de enquête