Vrijwel direct na de oprichting van onze organisatie zijn we met behulp van het Dovetail integratieplatform gestart met het digitaliseren en automatisch verwerken van PDF-verkooporders naar het achterliggende ERP-transactiesysteem. Nu zeven jaar later is deze integratie samen met veel groothandelsklanten uitgegroeid tot een volwaardige integratiemodule met veel functionele intelligentie om verkooporders vanuit elk gangbaar digitaal formaat en vanaf elk aanwezig beginpunt automatisch te verwerken.
Verbeterde connectiviteit van applicaties
Bij de start van onze eerste integratiewerkzaamheden hadden we veelal te maken met verouderde technologie om het ERP-transactiesysteem te kunnen benaderen. De laatste jaren zijn door ERP-leveranciers grote stappen gemaakt met het ontwikkelen van connectiviteit m.b.v. API-technologie. Met de API-technologie (Application Programming Interface) kun je met bijvoorbeeld een integratieplatform direct de businesslogica van de applicatie aanspreken. Alsof het de input is die een gebruiker van de applicatie via het toetsenbord invoert. Het ERP-transactiesysteem is hierdoor veel opener geworden en je kunt nu via de businesslogica van het ERP-transactiesysteem data ophalen, aanpassen en ingeven.
We hebben mede daarmee een koers ingezet waarbij we steeds meer functionele intelligentie in het Dovetail integratieplatform hebben kunnen ontwikkelen. Intelligentie die een transactie m.b.v. de specifieke bedrijfsregels en -processen op een juiste wijze kan verwerken.
Integratiemodule ontwikkeld
We krijgen vaak de vraag of hele specifieke regels die de verkoopbinnendienstmedewerker in de orderverwerking toepast wel geautomatiseerd kunnen worden? Het antwoord is: ja! We zijn tot op heden geen situaties tegengekomen waarbij het ons met de groothandel niet gelukt is om de verkooporders automatisch te verwerken.
De integratiemodule herbergt alle benodigde intelligentie en variabele aansturing om binnenkomende verkooporders volledig digitaal en geautomatiseerd in het ERP-transactiesysteem te verwerken. (Semi)handmatige verkooporderverwerking door een verkoopbinnendienst of customerserviceafdeling is daarmee overbodig geworden. De verkoopbinnendienst kan aan de slag met de relaties, nieuwe klanten, offertes en eventuele specifieke meldingen rondom de automatisch verwerkte verkooporders.
Dat betekent ook dat afwijkende bedrijfsregels rondom bijvoorbeeld: ordersoorten, splitsen of samenvoegen van verkooporders, minimale bestelhoeveelheden of verpakkingseenheden, accepteren van backorders, orderstatus aanpassing, en nog veel meer, kunnen worden aangestuurd. Dat kan op basis van de waarden uit het bronbestand, een eventueel standaard vastgelegde waarde of door gewoon de inrichting en intelligentie van het ERP-transactiesysteem te volgen.
Elk gangbaar digitaal formaat
De integratiemodule kan met mappings elk gewenst kanaal en digitaal formaat, zoals: PDF, XML, EDI, CSV, JSON, etc. aansluiten. Het beginpunt van een verkooporderstroom kan een applicatie zijn zoals bijvoorbeeld een webshop of marktportaal. Het beginpunt kan ook bijvoorbeeld een FTP-map, emailbox of bestandsmap zijn.
Hierdoor ontstaat een strategisch groeipad naar één digitaal data- en procesverwerkingsplatform. Je kunt je totale verkooporderstroom digitaliseren en automatiseren. Daarmee bereik je de gewenste standaardisatie en efficiency, waarbij je nog steeds de onderscheidende differentiatie naar de markten en klanten kunt bieden.
Voordelen
- De mogelijkheid om 24x7 verkooporders van klanten en marktportalen te ontvangen en te verwerken
- Continuïteit in de verkooporderverwerking ook bij niet gepland verzuim, vakantieperiode en seizoensinvloeden
- Groeimogelijkheden zonder direct te moeten investeren in nieuwe verkoopmedewerkers
- In plaats van handmatige invoerwerkzaamheden de vrijgekomen tijd inzetten voor waardevolle marketing- en commerciële acties
- De aanwezige product- en marktkennis van binnendienstmedewerkers effectiever inzetten
- Marktkansen benutten door alle formaten en bronnen van verkooporders aan te kunnen sluiten en een volledige digitalisatie van je verkooporderverwerking te bieden
- De mogelijkheid om digitale orderverwerking te positioneren als gepersonaliseerde waardendienst naar de klant
Interesse?
Betekent een groeistrategie straks dat je met een veelvoud aan traditionele en online verkoopkanalen zaken doet en hebben deze klanten steeds meer eisen rondom het niveau van je customerservices en orderverwerking? Dan peins je vast wel eens over de vraag: hoe houden we dit beheersbaar? Hoe voorkomen we dat we met te veel kunst en vliegwerk de behoefte van (nieuwe) klanten en kanalen vertalen naar onze mensen, bedrijfsprocessen en -systemen?
Herken je deze situatie? Neem dan contact met ons op. Bijvoorbeeld door een mail te sturen naar [email protected] of te bellen met +31 (0)85 0655343.
Wil je een volledig beeld van de functionele intelligentie van de integratiemodule dan hebben we een checklist ontwikkeld. Je kunt deze tevens aanvragen via [email protected].