Na mijn vorige blog over het automatiseren van handmatige orderverwerking is op dit gebied binnen het Unit4 groothandelsnetwerk veel gebeurd. De pilot voor het automatisch verwerken van een pdf-verkooporder heeft inmiddels geresulteerd in een succesvolle implementatie bij Agresso Wholesale gebruiker STAXS in Nederland en België. STAXS is een groothandel in contaminatie en cleanroom oplossingen. Binnenkort hopen we op ExpertPlace de referentiecase met je te delen.
De klant werkt nu al meer dan een maand tot volle tevredenheid met de Docparser en Dovetail technologie om hun PDF-verkooporders te digitaliseren en in Agresso Wholesale te laten verwerken. Deze blog geeft meer achtergrond over de (samen)werking van deze gestandaardiseerde integratiecomponenten.
Scan en herken
Dagelijks komen veel verkooporders in PDF-formaat binnen in de algemene verkoopmailbox. In de basis hebben al deze orders dezelfde informatie, zoals: klantinformatie, artikelnummers, aantallen, gewenste leverdata, afleveradres, besteleenheden etc. Echter, nagenoeg elke klant heeft een eigen indeling (lay-out) van zijn verkooporder(s). Omdat we de verkooporder niet meer gaan overtypen in het ERP is de eerste uitdaging de 'papieren' informatie (lees pdf) te scannen en de verschillende informatieonderdelen te herkennen en deze input te standaardiseren.
Waarom geen EDI?
Het vraagstuk om verkooporders te digitaliseren en automatiseren hadden we ook op kunnen lossen door een 1-op-1 integratie op basis van EDI. Echter in veel gevallen is de omvang van de verkooporderstroom van een gemiddelde klant niet voldoende om over te schakelen op een vaak arbeidsintensief EDI-traject. Daarbij kent EDI ook vele “dialecten”, waarmee het aansluiten van de volgende klant mogelijk weer een project op zich wordt.
Zelfstandig scan lay-outs maken met Docparser
Daarom is gekozen voor de oplossing van Docparser. Een cloudoplossing die in staat is om PDF-documenten eenvoudig op te halen uit een bron en te vertalen naar digitale informatie in diverse formaten. In dit geval is gekozen voor het XML-formaat.
Voor de XML-structuur is een set aan afspraken opgesteld waaraan moet worden voldaan, het zogenaamde Common Data Format (gemeenschappelijk data formaat). Dat klinkt complex en technisch van aard, maar het gaat hierbij naast IT-kennis vooral om de nodige domeinkennis van groothandelsprocessen en de werking en datastructuur van Agresso Wholesale. In de praktijk betekent het dat de klant met een training van minder dan een dag in drie weken tijd zelfstandig 150+ klanten heeft aangesloten op Agresso Wholesale. Dat had in deze situatie onmogelijk met EDI kunnen worden gerealiseerd. Daarmee is ook aan de wens van de klant voldaan om vooral zelfstandig aan de slag te kunnen en steeds meer verkooporderstroom te automatiseren met de Docparser technologie.
Dovetail integratie Platform-as-a-Service
De gedigitaliseerde verkooporder in XML-formaat wordt vervolgens aangeboden aan het integratieplatform van Dovetail. Dovetail is een iPaaS (integratie Platform-as-a-Service) oplossing die als een cloudservice wordt aangeboden. Dovetail is, zoals het in IT-jargon ook wel genoemd wordt, een Enterprise Service Bus (ESB). De integratieoplossing van Dovetail is vervolgens aangesloten op de verkooporderconnector van Agresso Wholesale.
Binnen het Dovetail integratieplatform vindt waar nodig eerst validatie, verrijking en transformatie plaats zodat Agresso Wholesale de verkooporder op de juiste wijze kan verwerken. Denk hierbij aan: het bepalen van het juiste afleveradres, conversie van eenheden (en hun aantallen) en debiteurproducten. Enkel van verkooporderregels die niet verwerkt kunnen worden zal een melding komen richting de backoffice van de organisatie. Daarmee kan de backoffice zich richten op de uitzonderingen en worden alle correcte verkooporderregels automatisch verwerkt in Agresso Wholesale.
De werking van dit alles wordt op het Dovetail platform geïmplementeerd via zogenaamde integratiecomponenten. De huidige oplossing kent nu 2 integratiecomponenten:
- Ophalen van de e-mail met het PDF-document en het daarna aanbieden aan de scan en herken oplossing van Docparser;
- Valideren, verrijken, transformeren van de Docparser gedigitaliseerde informatie en het aanbieden aan Agresso Wholesale.
De Digitale Groothandel
De doelstelling is om bovenstaande integratiecomponenten steeds verder te ontwikkelen met het toevoegen van intelligentie die een gemeenschappelijk doel hebben binnen de groothandel.
Om dit verder vorm te geven hebben we het concept De Digitale Groothandel uitgedacht waarin we de Dovetail procesflows zoveel mogelijk verder ontwikkelen tot volwaardige gestandaardiseerde integratiecomponenten. Een integratiecomponent heeft, naast de basis Dovetail integratie- en transporttechnologie, de ingebouwde mapping (gemeenschappelijk data formaat) en intelligentie (validatie, transformatie en verrijking) vanuit een beproefde praktijk.
Een integratiecomponent heeft een vaste maandprijs en kunnen we vanuit een best practice met behulp van een centraal (cloud gebaseerd) integratie platform tegen lage kosten implementeren en onderhouden.
Uitbreiden van het aantal standaard integratiecomponenten
Ons vorig blog over integratievraagstukken heeft bij een aantal groothandels de nodige interesse gewekt. Dit heeft onder andere geresulteerd in de start van de uitrol van deze specifieke oplossing bij andere groothandelsklanten. Vanuit deze besprekingen is ook duidelijk geworden dat het vraagstuk zich niet beperkt tot verkooporders. De Docparser en Dovetail technologie en de integratiecomponenten die we nu hebben ontwikkeld zijn ook prima in te zetten voor andere PDF-documentstromen, zoals bijvoorbeeld inkooporderbevestigingen.
Daarover meer in de volgende blog!