Je hebt als groothandel je inkoopprocessen al vergaand geautomatiseerd met een ERP-systeem en mogelijk een softwareoplossing die je helpt met het beoordelen van je inkoopkanalen en bepalen van de ideale voorraadhoogte en bestelmomenten in combinatie met de hoeveelheden.
Op welke onderdelen binnen het inkoopproces kun je dan nog grote stappen in efficiency, snelheid en kwaliteitsverbetering maken?
In ieder geval wil je zorgen dat verdere omzetgroei en daarmee ook groei van het inkoopvolume niet direct gepaard gaat met het aannemen van extra personeel in een toch al schaarse arbeidsmarkt.
Automatisch versus handmatig verwerken van inkooporderbevestigingen
Het is als groothandelsorganisatie interessant om inzichtelijk te maken hoeveel tijd de inkoopafdeling besteed om de constante stroom van binnenkomende inkooporderbevestigingen te verwerken. Wat kost het matchen van een inkooporderbevestiging met de inkooporder(regels), matchen van aantallen, verwerken van de bevestigde levertijd en beoordelen van prijsafwijkingen?
In de praktijk hebben we al de nodige rekensommen kunnen maken om deze handmatige verwerking van binnenkomende inkooporderbevestigingen te relateren aan een gemiddelde verwerkingstijd van een inkooporderbevestiging / inkooporderregel en daarmee de kosten van arbeid.
Het afzetten van deze rekensom tegen een eenmalige investering met een afschrijving en een maandelijkse licentieprijs voor een integratie-oplossing die deze verwerking automatiseert, is daarna te maken.
Tel daarbovenop de toegevoegde waarde die je kunt behalen als je veel sneller en en met minder fouten inkooporderbevestigingen verwerkt en daarmee uiteindelijk de leverbetrouwbaarheid en servicegraad naar je klanten verbetert.
Uiteindelijk is er ook nog voordeel te behalen om de vrijgekomen tijd op de inkoopafdeling veel waardevoller in te zetten richting het verbeteren van het inkoop- en voorraadbeheer en kunnen investeren in de relatie met leveranciers en inkoopkanalen.
Je kunt met deze automatisering en digitalisering ook veel flexibeler groeien zonder dat het direct resulteert in de groei van het personeelsbestand. Een geautomatiseerde verwerking kan verzuim en seizoensinvloeden ook prima opvangen.
De businesscase om de verwerking van je inkooporderbevestigingen te automatiseren is daarmee vaak helder te maken. Vooral ook omdat het niet uitmaakt in welk formaat een inkooporderbevestiging binnenkomt. We kunnen alle formaten aan, zoals: PDF, UBL, EDifact, etc.
Intelligentie ingebouwd in een Integratiemodule
Een aantal jaren geleden zijn we met behulp van het Dovetail integratieplatform gestart met het digitaliseren en automatisch verwerken van PDF-inkooporderbevestigingen naar het achterliggende ERP-transactiesysteem.
Deze ontwikkeling is nu uitgegroeid tot een volwaardige integratiemodule om inkooporderbevestigingen vanuit elk gangbaar digitaal formaat en vanaf elk aanwezig beginpunt automatisch te verwerken.
De integratiemodule voor de automatische verwerking van inkooporderbevestigingen heeft alle benodigde intelligentie en variabele aansturing in zich om binnenkomende inkooporderbevestigingen digitaal en geautomatiseerd in het ERP-transactiesysteem te verwerken en notificaties bij een afwijking te verzenden.
(Semi)handmatige verwerking door een inkoopmedewerker is daarmee overbodig geworden. De inkoopmedewerker krijgt hierdoor een controlerende taak i.p.v. een uitvoerende taak. Dit is tijdbesparend en leidt tot verbeterde kwaliteit en foutreductie in het vervolgproces.
Vanaf elke bron; een mailbox, bestandsmap of een inkoopplatform kan een inkooporderbevestiging in elk gewenst digitaal formaat zoals bijvoorbeeld: PDF, UBL, XML, CSV, EDIFACT, JSON, etcetera door de integratiemodule verwerkt worden.
Meldingen worden aan de betrokken inkoopmedewerker of -afdeling gemaild. Informatie rondom de verwerking worden getoond in taak- en dashboardoverzichten of in een ‘Digital Control Tower’.
Interesse?
Heb je aanvullende vragen of wil je bespreken hoe je dit strategisch en operationeel kunt inzetten binnen jouw groothandel? Neem dan contact op met één van onze adviseurs of mail je vraag naar [email protected].
Hieronder kun je de brochure downloaden waarin je de belangrijkste functionele specificaties van deze integratiemodule kunt terugvinden.