Met alle dagelijkse werkzaamheden en ad hoc onderbrekingen haalt een financieel medewerker mogelijk eenmaal per dag de banktransacties op bij de bank, en laadt deze in het administratief systeem. Het betekent veelal dat verkooporders ook eenmaal per werkdag worden vrijgegeven.
In veel gevallen schiet deze frequentie te kort. Klanten blijven namelijk bellen over de status van leveringen en de verkoopafdeling wil gebaseerd op actuele financiële informatie afspraken maken die ze ook na kunnen komen.
In de praktijk blijft verkoop de financiële afdeling dan ook bestoken met vragen over binnengekomen betalingen, zoals de klant aangeeft te hebben overgemaakt.
De frequentie verhogen in het ophalen en matchen van banktransacties is nu geautomatiseerd mogelijk. Het kan meerdere malen per dag gepland uitgevoerd worden waardoor de beperking en afhankelijkheid van een enkele medewerker wordt weggehaald.
Met onze bank-koppeling houd je voortdurend je saldo in je financiële administratie up to date. Hoe werkt het?
- Je geeft via de bank-app toestemming dat wij transacties mogen ophalen via de digitale (API) services van de bank.
- Via ons integratieplatform Dovetail halen wij, in overeenstemming met de hoge beveiligingsprotocollen van de bank, de transacties op. Dat voeren wij uit op basis van de transactienummers zodat jezelf de frequentie van het ophalen kunt bepalen. Zo kun je meerdere keren per dag transacties downloaden en verwerken.
- Via het integratieplatform Dovetail kunnen er eventuele verrijkingen en/of transformaties worden toegevoegd om de matching te verbeteren.
- De bestanden worden vervolgens op een beveiligde FTP geplaatst en via de batchfunctie in het ERP opgehaald en gematcht. Voor dit laatste is gekozen om zo de logica van de matching van het ERP te hergebruiken. Deze is immers behoorlijk uitgebreid en heeft zich in de loop der jaren bewezen.
Op deze manier kun je voortdurend jouw bankgegevens up to date houden met de volgende voordelen:
- Minder communicatie tussen verkoop en administratie over openstaande posten en aanbetalingen;
- Binnen actuele (verzekerde) kredietruimte verkooporders uitleveren;
- Versturen van actuele rekeningoverzichten;
- De debiteurenadministratie voorzien van de juiste up to date informatie.
Voor uitgebreide informatie over deze koppeling kun je onze eerdere publicatie hierover lezen: